Quelles obligations découlent de l’ordre des départs en congé ?

Un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche fixe la période de prises des congés ainsi que l’ordre des départs pendant ladite période. L’employeur doit respecter certaines obligations légales mais aussi conventionnelles. Comment s’opère l’ordre et la dates de départ en congés ? A quel moment ces informations doivent être communiquées ?

Ordre de départ en congés payés

Conformément à l’article L3141-13 du code du travail, « les congés sont pris dans une période qui comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. »

Un accord d’entreprise ou d’établissement ou à défaut une convention ou un accord de branche fixe la période de prise des congés, l’ordre des départs pendant cette période et les délais devant être respecter par l’employeur dans l’hypothèse où celui-ci modifie l’ordre et les dates de départs (article L3141-15 du code du travail).

Ainsi, la période de prise des congés payés est prévue par les conventions ou accords collectifs de travail. S’il n’y a pas de dispositions conventionnelles, l’employeur doit définir, après avis du CSE, la période de prise des congés (article L3141-16 du code du travail).

Ce même article précise que l’ordre des départs tient compte de certains critères, c’est-à-dire :

– la situation de famille des bénéficiaires, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou partenaire lié par un PACS, de la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie

– la durée de leurs services chez l’employeur

– leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs

L’employeur ne peut pas modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date de départ prévue, sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

L’article L3141-14 du code du travail précise que les conjoints et les partenaires liés par un pacte civil de solidarité travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané.

A titre illustratif, lorsque l’employeur ne remplit pas ses obligations, notamment en ce qui concerne l’information du salarié sur ses droits à congés payés, le salarié peut prendre ses congés à la date qu’il souhaite. En effet, dans un arrêt de la Cour de cassation en date du 14 décembre 2016 (Cass. soc., 14 décembre 2016, n°15-25.293) un ouvrier polyvalent avait été licencié après avoir pris ses congés sans obtenir l’autorisation de son employeur. Le salarié contestait ce licenciement au motif que l’employeur n’avait pas organisé la période de congés payés dans le cadre légal, ni informé les salariés de la période de congé de deux mois avant son ouverture, ni affiché ladite période.

La Cour de cassation a validé les arguments du salarié en précisant que « l’employeur n’avait pas organisé la période de congés payés dans le cadre légal, ni informé les salariés de la période de congé de deux mois avant son ouverture, ni informé le salarié de son ordre de départ, ni affiché celui-ci, et que l’employeur ayant manqué à ses obligations, la prise de congés sans autorisation, pendant le mois d’octobre, qui est le dernier mois de la période légale de congés payés, n’était pas fautive […] ». En l’espèce l’employeur avait manqué à ses obligations.

Par conséquent, en raison des manquements de l’employeur, le salarié pouvait prendre des congés sans autorisation et sans que cette prise de congés soit considérée comme fautive.

Communication de l’ordre des départs en congés

L’employeur a l’obligation d’afficher certaines informations dans des lieux facilement accessibles aux salariés (horaires collective de travail, repos hebdomadaire, coordonnées de l’inspection du travail, etc).

Conformément à l’article D3141-5 du code du travail, l’employeur doit porter à la connaissance des salariés, par voie d’affichage, la période de prise des congés payés au moins deux mois avant l’ouverture de ladite période.

Suite aux décrets n°2016-1417 du 20 octobre 2016 relatif à la simplification des obligations des entreprises en matière d’affichage et de transmission de documents à l’administration et n°2016-1418 du 20 octobre 2016 relatif à la simplification des obligations des entreprises en matière d’affichage et de transmission de documents à l’administration, certaines obligations en matière d’affichage ont été remplacées par une obligation d’information par tout moyen (exemple ; par intranet). Ce dispositif permet aux salariés de disposer de garanties équivalentes en matière de droit à l’information.

L’ordre des départs en congé est concerné par la simplification des obligations en matière d’affichage. En effet, l’article D3141-6 du code du travail précise que « l’ordre des départs en congé est communiqué, par tout moyen, à chaque salarié un mois avant son départ. »

Il en va de même pour la raison sociale et l’adresse de la caisse de congés payés à laquelle les employeurs d’artistes du spectacle et du bâtiment sont affiliés (article D3141-28 du code du travail).

Bien que l’information puisse être transmise aux salariés par tout moyen, l’employeur peut choisir d’afficher ces éléments afin de remplir son obligation d’information.